Yrityskaupan IT-integraatio: näin tuotat arvon kuukausissa, et vuosien kaaoksessa
Kun IT-integraatiomalli määritellään jo ennen kauppaa, voi varmistaa säästöjä ja välttää yllättäviä kustannuksia. Selkeä integraation johtaminen auttaa haluttujen tulosten saavuttamisessa. Samalla pidetään organisaatiolle tärkeät osaajat tyytyväisinä ja sitoutuneina. Onnistuminen ei ole sattumaa, vaan seurausta hyvästä valmistelusta.
Suunnitelmien tulee pohjautua faktoihin, ei päiväuniin
Monesti sanotaan, että integraatioprojektit eivät koskaan epäonnistu. Se pitää paikkansa. Epäonnistumisen sijaan ne voivat kuitenkin pitkittyä ja aiheuttaa kustannusten karkaamista, mutta kun y-tunnushumppa on tehty, on projekti yleensä taputeltu – ainakin hallituksen näkökulmasta.
Yleisin syy projektien venymiseen ja kustannusten karkaamiseen on se, että projekteja ei ole suunniteltu. Ainoastaan annetuissa aika- ja budjettitavoitteissa on pitäydytty, koska vain ne tulevat ylemmiltä portailta annettuna – ajatuksella, että johdolla on asiasta paras tietämys. Kun epärealistisia tavoitteita ei kehdata kiistää heti projektin alussa, niistä tulee integraatioprojektin reunaehtoja.
Toiseksi yleisin syy on väärät kuvitelmat lähtötilanteesta. Se arvioidaan aina liian ruusuiseksi. No, valitettavasti ruusuissa on piikkejä. Ylin johto harvemmin – jos koskaan – tuntee lähtötilannetta täydellisesti. Toisinaan isot tekniset riskit ja tekninen velkataakka tulevat ilmi vasta sitten, kun sopimukset on allekirjoitettu ja ns. due diligence (eli yritysjärjestelyssä tehtävä kohdeyrityksen perusteellinen ennakkotarkastus) on aloitettu.
On valitettava fakta, että johto pidetään usein pimennossa yrityksen kaapeissa luuraavista luurangoista, muutoinkin kun IT-ympäristöön liittyen. IT-ympäristöissä on nykyisin todella usein tilanne, jossa käytössä olevan infran ja järjestelmät rakentaneet ihmiset eivät ole enää yrityksen palveluksessa. Vastuu on siirtynyt henkilöille, jotka ovat ottaneet haltuun ”raiteilla kulkevan junan” sekä olemassa olevan, todennäköisesti vähäisen dokumentaation.
Integraation onnistumisen edellytys on se, että oikeat faktat ovat käytettävissä mahdollisimman aikaisessa vaiheessa sekä se, että tätä faktatietoa myös oikeasti käytetään.
Hajota ja hallitse -periaate pätee edelleen
Kun IT-ympäristöjen integraatiomallia lähdetään edistämään, kokonaisuus kannattaa pilkkoa aliprojekteihin, ja ne edelleen osaprojekteihin ja vaiheisiin. Rittävän pienet työpaketit helpottavat myös asiantuntijoiden ajankäytön ohjausta. Projektien pilkkomisesta on kirjoitettu kattavammin aiemmassa blogipostauksessa.
Tässä vaiheessa on tärkeää huomioida myös vaiheistus, sillä suuren järjestelmän osalta kaikilla asioilla ei ole sama maaliviiva, vaan tietyt asiat valmistuvat nopeasti, toiset hitaammin. Eri vaiheista kannattaa tehdä Scrumin mukaisia sprinttejä tai osaprojekteja. Virhe tapahtuu silloin, jos niitä käsitellään yhden ison projektin tasapäisenä tehtävälistana ilman priorisointia.
Hallintaan kuuluu myös raportointi. Jokaisen ali- ja osaprojektin osalta on oltava sisäisesti käytettävissä oleva läpinäkyvä raportointi asioiden edistymiseen. Jos tosiasioita piilotetaan, kasvaa myös integraation jälkeinen työjono. Johtoryhmälle riittää yleensä vain ylätason yhteenveto.
Dokumentaatio on menestystekijä
Asiat jäävät yleensä tekemättä, koska ei ole riittävästi resursseja. Apukäsiä ei voida tuoda talon ulkopuolelta tai muualta organisaatiosta, koska ajanpuutteen vuoksi heitä ei ehditä perehdyttämään. Siksi huolellisesta dokumentoinnista on suuri hyöty tiedonsiirrossa.
Keinoja helppoon dokumentointiin:
- Muistiinpanot OneNotessa tai Confluencessa ketterästi. Kaiken ei ole pakko olla formaalia pöytäkirjaa.
- Teams-palaverin transcriptin yhteenveto Copilotilla.
- Keskustelun transcriptistä voi tehdä havainnollistavan kuva Copilotin avulla.
Viestintä, viestintä, viestintä
Kaikenlainen dokumentaatio auttaa myös viestinnässä. Koko tiimin tulee sisäistää yhteinen visio ja konkreettiset stepit sinne pääsemiseksi. Vain siten he voivat tuoda oman osaamisensa integraation tueksi. Viestinnän puute aiheuttaa usein epäonnistumisia aina nykytilan määrittelystä budjetointiin ja tehtävien toteuttamiseen.
Tärkeä osa viestintää on avoin, rehellinen ilmapiiri. Jokaisella asiantuntijalla on oikeus tulla kuulluksi ja kertoa mielipiteensä. Tieto on heille polttoainetta, jonka avulla he voivat hyödyntää osaamistaan 100-prosenttisesti.
Projektinhallinnan perusteet
Testaus ja pilotointi ovat kaikissa muutoksissa tärkeitä riskienhallinnan keinoja, eikä niitä kannata aliarvioida. Pilotoinnilla johdon tulee saada riittävä luotto siitä, että hommat toimivat suurten muutosten jälkeenkin eikä liiketoiminta kärsi.
Muutoshallinta on tärkein ja yleensä aliarvostetuin projektinhallintaväline. Pienikin muutos sisältöön, aikatauluun, budjettiin ja odotettuun lopputulokseen tulee huomioida. Toisaalta on tärkeä varmistaa, että tekijöillä pysyy fokus oikeissa asioissa, jotta projektin vaiheet valmistuvat ajoissa.
Keinoja sujuvaan muutoshallintaan:
- Aidon muutostarpeen kohteen tai vaiheen tunnistaminen.
- Asioiden priorisointi: osan asioista voi yleensä hoitaa integraatioprojektin jälkeenkin.
- MVP-ratkaisut ja niiden hienosäätö myöhemmin.
- Kriittinen tarkastelu: missä kaikissa asioissa IT:n on oltava mukana?
- Huolellinen dokumentaatio ja viestintä.
Tunnistakaa selkeästi, mihin vaiheeseen muutostarve kohdistuu ja aikatauluttakaa se oikeaan vaiheeseen. Jotkin asiat ovat sellaisia, että ne on oikeasti parempi laittaa backlogille odottamaan integraatioprojektin jälkeistä aikaa. Joskus riittää MVP-ratkaisu alkuvaiheeseen ja täydellisempi tehdään myöhemmin. Muistakaa myös, että kaikki asiat eivät ole IT-asioita, vaikka niihin liittyisi IT toteutustasolla.
Systemaattinen johtaminen
Edellä kuvatuista käytännöistä muodostuu koko organisaatiosi kokema johtamistoiminta. Systemaattisella johtamisella osoitat esimerkkiä ja asetat riman.
Yritysintegraatio on myös loistava paikka esitellä vanhallekin organisaatiolle uusia työtapoja ja vaatimuksia. Usein esimerkiksi dokumentointi- ja viestintäkieleksi vaihtuu englanti – sitäkin joudutaan opettelemaan viimeistään silloin, kun raportointi menee hallitukselle asti.
Selkeä viesti ja tavoitteellisuus ovat tärkeitä asioita, joita on hyvä muistuttaa koko organisaatiolle. Samalla fokus on pidettävä käynnissä olevissa tehtävissä, sillä niiden tekemiseen on annettava rauha. Uusille ideoille on aikansa ja paikkansa.
Yhteenveto: odotukset realistisiksi
Ennen yrityskauppaa IT-integraatiosta tulee olla vähintään hanketason karkea suunnitelma. Sen tulee pohjautua faktoihin. CIO ei aina pääse kaupan valmisteluvaiheessa mukaan, mutta etukäteissuunnitelmia voi silti luoda yritysjärjestelyjä hoitavan tiimin avuksi. Tästäkin lisätietoa löytyy aiemmasta blogipostauksesta.
IT-integraatioon pätee erinomaisesti Kapteeni Barbossan kommentti elokuvassa Mustan helmen kirous: The code is more what you’d call ’guidelines’ than actual rules. Se, mitä on sovittu aikanaan, on sen hetkiseen tietoon pohjautuvaa. Projektin edetessä on hyväksyttävää esittää muutoksia, kun taustalla on riittävästi perusteluja. Tieto ei aina välttämättä lisää tuskaa, sillä sitä voi käyttää myös apuna.
Kuten jo aiemmin todettu, onnistuminen ei ole sattumaa, vaan yleensä seurausta hyvästä valmistelusta – tämä viisaus on hyvä pitää mielessä edelleen.
Vinkki! Blogeissa on hiljattain käsitelty paitsi IT:n roolia kasvun mahdollistajana, myös IT:n roolia yrityskaupan kokonaisvaltaisessa onnistumisessa. Jatkossa luvassa on myös lisää yritysjärjestelyihin liittyviä sisältöjä. Ota Aurilo seurantaan, niin saat jatkossakin käytännönläheisiä tärppejä IT-ympäristön muutoksista yrityskaupoissa.
Lisää luettavaa
