Fiksu kilpailutus taklaa hankinnan sudenkuopat
Hankintalain muutoksesta kohistaan IT-maailmassa paljon juuri nyt. Ja syystäkin, sillä se muuttaa julkishallinnon kilpailutuksia olennaisesti: siinä missä ennen IT-hankintoja voitiin tehdä sidosyksiköiltä vapaammin, avataan kilpailua jatkossa enemmän talon ulkopuolelle.
Hankintalain muutoksen tavoitteena on lisätä reilua ja avointa kilpailua sekä markkinoiden toimivuutta (lähde: Työ- ja elinkeinoministeriö). Siksi muutos kohdistuu esim. sidosyksiköihin sekä kilpailutuksen osittamiseen: sidosyksiköiltä ostamisen rajoittaminen yhdistettynä kilpailutuksen osittamiseen tarkoittaa sitä, että yhä useammilla yrityksillä on mahdollisuus osallistua kilpailutukseen.
Kilpailutus on muutakin kuin hintakysymys
Onnistunutta kilpailutusta kannattaa tarkastella laajemmin, kuin vain hintakysymyksenä. Parhaimmillaan se ratkaisee kustannusten lisäksi käyttäjäkokemuksen sekä IT-ympäristön kyvyn vastata muutoksiin. Tällöin laadun merkitys korostuu. Laadullisilla kriteereillä voidaan nimittäin vaikuttaa merkittävästi siihen, kuinka hyvin hankinta vastaa organisaation tarpeisiin vuosiakin eteenpäin.
Lakimuutoksen myötä kannattaa laajentaa omia näkökulmia myös IT:n osalta. Oletko esimerkiksi koskaan miettinyt sitä, että jospa IT-laitteet olisivatkin pelkän raudan sijaan palvelu, joka helpottaa prosesseja? Laitteiden ollessa osa laajempaa palvelukokonaisuutta, saa toimittajien määrän pidettyä pienempänä sekä arjen yksinkertaisempana ja kustannustehokkaampana. Siten laitehankinnat kannattaa ottaa osaksi tarjouspyyntöä.
Laitteiden osalta tarjouspyynnössä kannattaa huomioida mm.:
- Yleiset vaatimukset kuten laitteiden toimituksen ja laskutuksen yhdistäminen.
- Laitteiden hinnoittelu, mihin se perustuu ja miten huomioidaan laitteiden hintojen muutospaineet.
- Tilaustapa sekä toimittajan toimitusketjun luotettavuus ja joustavuus.
- Palveluihin kuuluvat elinkaarivaihtoehdot.
- Uusiokoneiden saatavuus sekä kattava osaaminen eri laitevalmistajien laitteisiin.
- Laittteiden uudet rahoitusmallit ja laitteet palveluna.
- Laitteiden jälkimarkkinoiden ratkaisut.
Myös palvelun tasoon voidaan vaikuttaa vahvasti jo kilpailutusvaiheessa – tarjouspyyntöön tuotu palvelutasomalli nimittäin tukee tavoitteita, kun palvelutason vaatimukset on määritelty vastaamaan todellista tarvetta ja palvelun kriittisyyttä. Kannattaa kuitenkin muistaa, että tiukin palvelutason vaatimus ei aina ole paras. Tärkeämpää on panostaa palvelutasoihin, joilla on arjessa eniten merkitystä.
Kattavinkin tarjouspyyntö on kuitenkin kehno työkalu, jos sen rakenne jättää vastauksiin liikaa tulkinnanvaraa. Hyvin laadittu tarjouspyyntö palvelee sekä ostajaa että kilpailutukseen osallistuvia tarjoajia, kun tarjoajien palveluita voidaan vertailla paremmin keskenään.
Hyvässä tarjouspyynnössä:
- Muodostaa yhtenäisen kokonaisuuden vaatimusten, vastausten ja arviointikriteerien osalta,
- on selvää, mitä tietoa pyydetään ja missä muodossa sekä
- vedetään selkeä yhteys pisteytyksen ja päätöksenteon välille.
Tiedä, mitä kilpailutat ja keneltä
Kun kilpailu kiristyy, myös valmistautumisen merkitys kasvaa. Yksi keino siihen on teettää markkinakartoitus ennen kilpailutusta. Se on pakollinen silloin, kun hankinnan ennakoitu arvo ylittää 10 miljoonaa euroa, mutta vapaaehtoisenakin erittäin suositeltava työkalu esimerkiksi riskienhallinnan osalta.
Markkinakartoituksessa mm.:
- selvitetään markkinoiden tarjontaa ja hintatasoja,
- testataan hankinnan toteuttamiskelposuutta ja toteutusvaihtoehtoja
- sekä varmistetaan, että tarjouspyyntö on realistinen.
Hankintalain muutoksen myötä voimaan astunut kilpailutuksen osittaminen on mahdollista jättää tekemättä, jos se on markkinakartoituksen perusteella kustannustehokkaampaa tai tarkoituksenmukaisempaa: tällöin organisaation on perustellusti mahdollista tehdä kaikki tai valtaosa IT-hankinnoista saman katon alta.
Kilpailutuksen edessä ei tarvitse jäädä yksin – katso vinkkimme webinaaritallenteesta!
On ymmärrettävää, että lakimuutos voi tuntua vaikealta palalta purtavaksi: joistakin totutuista toimintatavoista on pakko luopua, ja IT-hankintojen prosessi voi tuntua vaativammalta. Mutta se tuo mukanaan myös mahdollisuuden uuteen ja entistä toimivampaan IT-arkeen. Laajentuneen kilpailutuksen myötä on mahdollista löytää kumppani, joka tukee ja edistää IT:n kehitystä tuloksellisesti.
Järjestimme syyskuussa 2026 webinaarin, jossa käsittelemme hankintalain muutosta ja fiksua kilpailutusta. Webinaarissa saat käytännönläheisiä vinkkejä valmistautumiseen, hankintamalleihin sekä sopimuksen tekemiseen.
Me Aurilolla olemme apunasi onnistuneen kilpailutuksen läpiviemisessä. Voimme sparrailla kanssasi organisaatiosi IT:n tilannetta ja haavekuvia matalalla kynnyksellä, mutta tarjoamme tarvittaessa myös perusteellisempia IT-infran modernisointeja. Valitsit kumman tahansa, me autamme sinua menestymään, tänään ja huomenna.
Lisää luettavaa
