IT-integraation johtaminen yrityskaupassa: käytännön pelikirja
Hyvin johdettu IT-integraatio on kilpailuetu. Kyseessä ei ole tekninen projekti, vaan liiketoiminnan transformaatio. Mutta miten siinä voi onnistua? Tämä blogiteksti kokoaa yhteen tärkeimmät vinkit IT-integraation onnistuneeseen johtamiseen. Lue lisää ja vie hanke menestyksekkäästi maaliin!
Pidä mielessä: kyseessä on transformaatio
IT-integraatio ei ole tekninen projekti, vaan liiketoiminnan transformaatio. Yrityskaupan tarkoituksena on saada aikaiseksi jotain, joka on nykyistä arvokkaampaa. Lähtökohtana ei varmasti ole pitää toimintoja ennallaan ja erillisinä, vaan saada hyötyjä aikaiseksi. Fakta on, että ensivaiheen hyödyt syntyvät tehostamalla toimintaa.
Tällainen muutos pitää aina ymmärtää transformaationa. Sen aikana pitää muuttaa sekä ostetun että ostavan yrityksen toimintaa. Ostavan yrityksen pitää muokata mm. organisaatiota ja raportointia huomioimaan ostetun yrityksen organisaatio. Jossain vaiheessa siirrytään käyttämään yhteisiä järjestelmiä eri asioihin. Ne kaikki tarkoittavat muutosta ainakin toisen osapuolen toimintaan. Suurin osa niistä ei ole teknisiä muutoksia, vaan prosessi- ja toiminnallisia muutoksia.
Muutosta pitää johtaa transformaationa, jossa tärkeässä roolissa ovat:
- Viestintä (paitsi sisäinen, myös asiakkaille suunnattu)
- Toiminnallisten muutosten analysointi ja selkeä dokumentointi
- Mahdolliset koulutukset
- Muutoksiin liittyvä riskienhallinta ja varautuminen – mitä teemme, jos esimerkiksi henkilöstömme ei halua jäädä? Miten varmistamme, että he haluavat pysyä sitoutuneina työntekijöinä?
Tämä ei siis ole normaalia johtamista, vaan vaatii laaja-alaista transformaatiojohtamista.
IT vai OT?
Kaikki tietotekniikka ei nykyisin ole IT:tä. IT:n ymmärretään yleensä olevan tietohallinnon vastuulla. Useissa yrityksissä merkittävin osa tietotekniikasta on operatiivista teknologiaa (OT). OT on kaikkea sitä, mikä mahdollistaa yrityksen kassavirran syntymisen. Se, mikä konkreettisesti auttaa yritystä tuottamaan tuotteita ja palveluita.
Tietohallinnon vastuulla ovat yleensä taustajärjestelmät kuten kirjanpito, laskutus ja HR. Kun yritys ostetaan, näitä ei yleensä muuteta, vaan niihin tuodaan ostettuun yritykseen liittyvät tiedot. Nämä ovat yrityksen peruskalliota, jossa kustannustehokkuus on usein tärkeä mittari. IT-osuudella nopeat voitot ovat mahdollisia.
OT:n omistaa liiketoiminta. Se mahdollistaa liiketoiminnan ja ilman sitä yritys ei pysty vastaamaan asiakasvelvoitteistaan. Nykyisin OT:sta suurin osa on normaalia tietotekniikkaa, kuten:
- Tehtaan valoja ohjaava palvelin
- Automaatioverkkojen verkkolaitteet
- Sovellukset työntekijöiden puhelimissa
Tärkeimpänä asiana on tunnistaa, mikä kuuluu IT-koriin ja mikä OT-koriin. Tämän jälkeen on tunnistettava OT-koriin kuuluvien palveluiden ja erilaisten laitteiden yms. käyttötilanteet (use case) ja niihin liittyvät liiketoiminnan tarpeet. Liiketoiminta voi esimerkiksi edellyttää, että automaatioverkon verkkolaitteet tulee korjata tunnin sisällä. Tietohallinnon vastuulla olevassa toimistoverkossa siihen saattaa riittää parikin päivää (koska käyttäjät voivat käyttää vaikkapa puhelimen verkkoyhteyttä tietokoneella). Tarpeista ja niihin liittyvistä ratkaisutavoista johtuen OT tulee käsitellä IT:stä irrallaan.
Toinen tärkeä tunnistettava fakta: OT on sidoksissa liiketoiminnan päätöksiin, ei IT:n. Koska yrityksen kassavirta riippuu OT:n toiminnasta, sen muutoksiin liittyvät päätökset tekee vain liiketoiminta. Asiat pitää yleensä suunnitella paljon tarkemmin ja muutoshetken tulee usein olla todella lyhyt sekä sellaiseen aikaan, että häiriö on asiakkaille minimalistinen. Tällöin vaihtoehtoina ovat yleensä vain pääsiäinen, joulu ja juhannus.
Suorasta liiketoimintavaikutuksesta johtuen muutokset vaativat aikaa ja tarkkaa vaiheistusta. Lisäksi ne vaativat ehdottomasti liiketoiminnan resursseja, sillä näitä harvemmin voi antaa konsulteille tehtäväksi.
Vakiointi ja standardointi
Standardointi mahdollistaa nopeuden. Ilman vakioituja malleja jokainen integraatio on uusi projekti. Yrityskaupassa kuuluu poikkeuksetta isännän ääni: ostava yritys määrää, mitä tehdään. Sen saa konkretisoitua kaikille, kun on dokumentoidut vakiokäytännöt asioiden tekemiselle. Tämä minimoi spekulointia ja muuta hukkaa, kun jo hyväksytyksi leimatut asiat on määritelty. Jos asia vaatii suunnittelua, IT:n (ja OT:n) osalta suunnitelmat vaativat usein mm. tietoturva-, riskienhallinta- ja kustannuskatselmointeja, jotka edellyttävät tarkkoja selvityksiä. Niihin menee aikaa ja resursseja molemmissa yrityksissä, mikä on varmasti mielekkäintä välttää, eikö vain?
ESIMERKKI: Yrityksen työasemaympäristö on vakioitu (vakiokonfiguraatiot, mahdollistaen useita erilaisia työasemamalleja yms.), jolloin sen käyttöönotto ostetussa yrityksessä vie parhaimmillaan vain joitakin päiviä viikkojen tai kuukausien sijaan.
Olemme Aurilolla usein vakioineet voimakkaasti kasvaville yrityksille toimistoympäristön ja määrittäneet yhdessä heidän kanssaan esimerkiksi toimistokokonaisuuden S, M tai L. Kokonaisuuteen määritellään etukäteen mm. toimiston verkkoliittymän koko, verkkolaitteiden mallit ja määrähaarukat sekä tulostimet. Näille on tehty myös vakiokonfiguraatiot. Kun yritys ostaa uuden yrityksen, he tilaavat meiltä vain ”toimistoympäristön kokoa M osoitteeseen X”. Tällöin hyötyä syntyy sekä suunnittelun että toteutuksen aikasäästöinä ja tehokkuutena. Lisäksi he pystyvät jo kauppaa valmistellessaan laskemaan toimipistekohtaiset kulut luotettavasti.
Vakiointiin liittyy toimistoympäristön lisäksi myös pääsynhallinta – se, miten esimerkiksi ostetun yrityksen työntekijät pääsevät järjestelmiin kaupan jälkeisenä päivänä. Tällöin selkeät, etukäteen mietityt blueprintit auttavat. Kaikkia detaljeja ei edes kannata vakioida, vaan asiaa kannattaa lähestyä ns. ”asemakaavoituksena”: isot asiat ja reunaehdot tulee olla määriteltynä.
ESIMERKKI: Yhteyteen tarvittavan VPN:n parametreja ei tarvitse määritellä etukäteen. Kunhan on edes linjaus siitä, että pääsy järjestetään VPN-yhteydellä, jolloin toteutusvaihtoehtojen arpomiseen ei mene turhaa aikaa ja rahaa.
Organisointi
Integraatio tulee organisoida erilliseksi projektiksi, jossa vastuut ja omistajuus ovat selkeitä.
Esimerkkejä organisoinnin malleista, joita on tullut vastaan:
- Vastuut ovat linjaorganisaatiolla oman toimen ohella. Riskinä on se, ettei kenelläkään riitä aikaa projektille.
- Projektiorganisaatio, jossa on usein konsultteja talon ulkopuolelta.
- Suora projektiorganisaatio, jossa projektin vastuut on eritelty selkeästi, mutta asioiden omistajuus tai johtaminen voi olla heikkoa.
- Matriisiorganisaatio, jossa on määritelty tavoite- tai stream-vastuut. Niiden rinnalla ovat liiketoimintaorganisaation mukaiset vastuut.
Näistä tehokkaimmaksi malliksi on havaittu matriisiorganisaatio. Siinä on selkeä projektiorganisaatio, joka vie asioita eteenpäin projektien tavoitteiden mukaan ja varmistaa projektimaisen työskentelyn ja seurannan. Linjaorganisaation vastuut esimerkiksi liiketoiminnoittain tai palveluittain nimettynä jokaiselle projektin eri streamille varmistavat, että linjaorganisaatio tulee kuulluksi kaikilla tasoilla, ja että haluttuihin muutoksiin otetaan oikeasti kantaa. Osallistujat tarvitaan matriisin mukaisessa mallissa sekä ostavasta että ostetusta yrityksestä.
Haluat varmasti integroida ostetun yrityksen henkilöt toimintamalleihisi mahdollisimman nopeasti. Mikä olisikaan parempi keino, kuin laittaa heidät tekemään töitä rinnakkain ja fasilitoiden yhteistyötä projektin johdolla? Tämä rakentaa myös sitoutumista. Vaikka matriisimalli vaatii enemmän resursseja, sillä luodaan edellytykset pitkäjänteiselle menestykselle ja selkeälle vastuunkannolle.
Suorassa projektiorganisaatiossa asioita jää usein harmaalle sektorille: kukaan ei ole niistä vastuussa tai ne unohdetaan, koska niiden soihdunkantaja ei ole mukana peräänkuuluttamassa muilta tarvittavia toimia. Projekti toimii silloin irrallaan normaalista liiketoiminnan johtamisesta. Tällöin ongelmat tulevat esiin vasta myöhemmin, usein asiakkaiden palautteena. Tällöin myös ongelmien korjaaminen on kallista ja toisinaan jopa liian myöhäistä.
Konsultit
Vastuun siirtäminen pelkästään kumppaneille, eli konsulteille, ei ole suositeltavaa. Sen sijaan kannattaa käyttää heitä oman organisaation tukena ja suosia yhteistyötä heidän kanssaan . Liiketoiminnan kilpailukyky on kiinni liiketoimintastrategian mukaisten päätösten tekemisestä ja toteuttamisesta, ja siksi päävastuun tulee aina olla yrityksellä itsellään.
Konsultteja kannattaa hyödyntää suunnitelmien valmistelussa oman organisaation ohjauksessa, sekä toteuttavassa roolissa, kun heille annetaan selkeä suunnitelma siitä, mitä heidän tulee tehdä. Konsulteilta saa myös merkittävää apua opastamisessa, suunnittelemisessa ja neuvomisessa. He osaavat kertoa alan parhaista käytännöistä ja opeista, jottei sinun yrityksesi tarvitse oppia kaikkea kantapään kautta.
Resursointi
Resursointi on yksi yritysten keskeisimmistä haasteista: harvassa yrityksessä on valmiina tarvittavia henkilöitä tekemään yritysintegraatiota. Ja jos osaamiseltaan ja rooliltaan sopivia henkilöitä löytyy, heillä on yleensä muutakin tekemistä, kuten liiketoiminnan kehittäminen. Jos yrityksen liiketoiminnan kilpailukyvyn kehittäminen pysähtyy integraation ajaksi, mikä vaatii liiketoiminnan osalta tyypillisen 1–2 vuotta kokonaisuudessaan, jää kilpailukyky hyvin todennäköisesti takamatkalle.
Tällaisessa tilanteessa on tärkeää priorisoida sekä meneillään olevat että tulevat kehityshankkeet ja integraation tekeminen. Integraatiota kannattaa miettiä 2–3 vuoden perspektiivillä. Liiketoiminnan näkökulmasta ei ole välttämätöntä tehdä kaikkea heti, vaan muutoksilla voidaan tähdätä esim. nykyisen ja ostetun liiketoiminnan yhdistämiseen parin vuoden kuluttua ja rakentaa kokonaisuutta modulaarisesti. Tällöin hieman hitaammalla tahdilla vapautetaan resursseja tärkeisiin kehityshankkeisiin. Kirjoitimme kokonaisuuden pilkkomisesta osiin aiemmassa yrityskauppoihin ja IT-integraatioon liittyvässä blogitekstissämme.
Kuten aiemmassa kappaleessa mainittiin, ulkoisia resursseja kannattaa käyttää selkeissä rooleissa myös resursoinnin näkökulmasta.
Yksi tärkeä, usein ohitettu asia on ostetun yrityksen resurssit. Liian usein tulee vastaan tilanteita, joissa ostava yritys suhtautuu ostetun yrityksen resursseihin aliarvioiden. Jos asioita on vakioitu, tavoitetila selkeästi määritelty ja tavoitteena on, että olette samaa yritystä jatkossa, paras tapa sitouttaa ja osoittaa luottamusta on antaa ostetun yrityksen henkilöille selkeät vastuut projektissa. Näin vapautat ostavan yrityksen henkilöitä kehitystyöhön.
Muista siis aina: hyvin johdettu IT-integraatio on kilpailuetu.
Vinkki! Tulemme tulevaisuudessakin kertomaan, miten saa enemmän hyötyä IT:stä ja tuemme liiketoimintaasi erilaisissa tilanteissa. Kannattaa siis laittaa Aurilo seurantaan! Tämän blogisarjan aiemmat osat löydät alta.
Lisää luettavaa
